EVJF lyonnais 2013 - Début et Organisation Partie 1 "La femme parfaite selon Desperate Housewives"
Actuellement, je suis sur la préparation de deux EVJF; comme ces demoiselles pourraient passer sur le blog, je ne vais rien laisser comme indice jusqu'au déroulement de ces évènements. Je vais donc vous parler de l'organisation du dernier EVJF qui a eu lieu en été 2013 à Lyon. Je vais essayer de vous donner de modestes conseils et des idées sur ce sujet!
Etape 1 : Qui organise l'EVJF?
Vous allez me dire "le témoin bien sûr". Je vous répondrai pas forcément. La future mariée (et je parle d'expérience) choisit son témoin pour ce qu'elle représente à ses yeux ; une soeur, une très bonne amie, la meilleure peut être, quelqu'un qu'elle admire ou encore quelqu'un en qui elle a une confiance absolue. Bref, a priori un témoin n'est pas choisi pour ses qualités d'organisation, son sens du timing, sa discipline et sa capacité à tout faire à la fois. Si vous êtes dans ce cas, posez-vous des questions sur la mariée, car au secours je plains le mariage.
Donc si vous êtes le témoin de la future mariée et que vous lisez ce blog, j'ai un modeste conseil avant de lire la suite "apprenez à connaître et à assumer vos forces et faiblesses et respectez vous vous-même". Pourquoi je dis cela, il n'y a rien de pire pour une future mariée d'avoir le sentiment d'être délaissée par son témoin et les dommages peuvent être irréparables.
Donc soit vous vous faites aider pour l'EVJF en expliquant à la mariée votre difficulté et en lui demandant qui serait la plus à même de vous seconder voir de prendre le lead sur l'organisation de l'EVJF (dans ce cas il faut oublier son ego, prendre que le positif et assumer son choix jusqu'au bout), soit bon courage car vous allez passer quelques soirées sympathiques!
Pourquoi je vous raconte cela : c'est la situation que j'ai vécu l'été dernier. Je n'étais pas le témoin juste une copine qui a adoré son propre EVJF et lorsque ma belle Lilou m'a annoncé son mariage et qu'elle m'a expliqué qu'elle n'aurait pas d'EVJF, son témoin n'ayant pas le temps de l'organiser; je me suis dit ce n'était pas possible, il fallait qu'elle vive cette expérience (a priori unique). Donc je lui ai proposé d'organiser cet évènement; après qu'elle en ait discuté avec son témoin qui a adhéré, j'ai donc pris le lead sur l'organisation tout en laissant la place de témoin au témoin (trés important si vous êtes dans le même cas).
Etape 2 : Le commencement - obtenir la liste, faire connaissance avec les filles que je ne connais pas et adopter une posture!
Obtenir la liste, ce n'est pas difficile; c'est la future mariée qui vous la donnera, si possible avec les numéros de téléphone et email ce sera plus pratique.
Faire connaissance avec les filles que je ne connais pas... Qu'est ce que j'entends par la?
J'organise donc tel un chef d'orchestre, je connais ma troupe, je sais qui peut m'apporter quoi, j'apprends à déléguer, je fixe un axe, j'arbitre et je tranche. Bref après avoir dit ça, vous comprendrez qu'il est bien plus aisé pour la personne qui organise de connaître toutes les filles même un peu. Alors petit conseil:
Pour l'EVJF de Lilou je ne connaissais pas les 3/4 des filles. Ma première mission a été de contacter chacune d'entre elles, de me présenter, de leur annoncer qu'elles étaient conviées à un EVJF, et de papoter un peu... Et c'est très instructif, j'y ai appris le lien que chacune d'entre elles avaient avec la future mariée, leur job et leur situation générale (ce qui me donne une indication sur le niveau d'implication qu'elles peuvent avoir ou non dans cet EVJF), des petites anecdotes sur Lilou que j'ai pu utiliser et échanger sur mes premières idées. Car OUI, avant d'appeler j'ai un petit peu mariné sur le thème et les activités qui me semblaient appropriées par rapport au caractère de Lilou; donc quand j'ai appelé, j'avais la posture de quelqu'un qui organise avec des petites propositions qui ont fait l'objet d'un premier échange. Si vous n'anticipez pas et que vous êtes dans l'attente de propositions de chacune des filles, vous risquez de perdre un petit peu en crédibilité et d'être submergée d'idées qui partent dans tous les sens --> vous allez donc devoir frustrer du monde. C'est bien d'adopter un mode participatif mais pas à l'excès. De la même manière que dans le monde professionnel, lorsque je fais du participatif avec mon équipe, j'ai toujours une idée de là où je pense que nous pourrions aller; je prépare donc un fil conducteur.
Dans le cas de l'EVJF de Lilou, lorsque j'ai proposé un thème avec les sous catégories (cela fera l'objet du prochain article), ma foi facile pour moi car on peut y mettre ce que l'on veut dans "Desperate Housewives" et difficile pour elles à refuser, c'était à la fois mon fil conducteur (ou un cadre) et un signal que je leur envoyais (j'organise et j'ai des propositions). En même temps je laissais à chacune d'entre elles le moyen de s'exprimer dans les activités et les détails de l'EVJF. Résultat je n'ai pas eu à trancher, juste trouver des solutions, faire des concessions et synthétiser et je pense qu'au final personne n'a été frustrée.
Après ces appels j'ai fait un mail officiel de lancement de l'EVJF où j'ai :
- récapitulé les dispos de chacune, et fait une proposition de dates.
- indiqué le lieu des festivités : en l'occurence à Lyon pour faciliter l'organisation, ayant un travail qui me prend du temps et afin de pouvoir faire quelque chose de faisable dans le délai imparti (2 mois 1/2). L'étranger ce sera pour une prochaine.
- rappelé la logistique : possibilité de logement, voitures à dispos, etc.
- rappelé le thème et les sous catégories avec les activités que nous pouvions faire pour chaque catégorie en me basant sur les échanges que j'avais eu avec chacune des filles. Avant d'écrire le mail, j'avais fait un tour sur le net, et contacté quelques prestataires histoire d'avoir un ordre de prix et de faire une première estimation du budget global.
- joint le fichier (excel) avec le nom/tel/mail de chacune d'entre elles afin que la communication ne se fasse pas uniquement vers moi et qu'elles créent elles aussi des liens de leur côté. Par exemple: deux filles sont de Paris, et si elles se rencontraient pour réaliser ou travailler sur une partie de l'EVJF?
- joint les prospectus et les premiers devis des prestataires.
Autant dire que ce mail fut long : une synthèse de 100 lignes environs.
Entre les premiers coups de téléphone et le premier mail, il m'a fallu 2 semaines.
Etape 3 : Valider les activités et confirmer avec les prestataires
Après ce premier mail, il y a eu forcément des réajustements:
1/ Changement de la date de l'EVJF : il faut faire au mieux, mais cela ne plait pas à tout le monde. C'est le seul point sur lequel j'ai du trancher, car sans une date fixée, il est difficile de réserver des prestataires...
2/ Positionnement de chacune sur le budget entraînant des concessions sur les activités
3/ Positionnement de chacune sur les activités. Dans le mail récap, j'ai listé les activités que j'avais retenues avec chacune d'entre elles, ce qui ne veut pas dire que les autres filles adhéraient à ces idées. J'avais toujours en tête que l'objectif final était que nous réussissions à passer un moment fort TOUTES ensemble donc hors de question de faire une activité trop "extrême" pour l'une d'entre nous qui génère soit de la peur, soit de la gêne. Exemple me concernant "le cours d'effeuillage avec photographe", pourquoi pas mais un peu trop olé olé à mon goût. Nous avons donc rejeté cette idée. J'insiste sur ce point; Il est important que toutes les participantes disent rapidement si elles ont une appréhension sur telle ou telle activité; et il faut déterminer avec elles si c'est une petite appréhension et si dans le cas contraire cela va leur pourrir l'EVJF. Nous pouvons penser qu'il est bien de pousser les petites ingénues et les trouillardes, mais attention à ne pas trop pousser quelqu'un dans ses retranchements.
Après est ce que cela doit plaire à 100%? Non, personellement je me voyais mal faire un cours de pole dance n'étant pas d'une souplesse extrême et de manière général la danse me fait fuir; et bien il a fallu faire un effort. Si je ne l'avais pas fait à ce moment là je n'aurais jamais eu l'occasion de tester, de m'étonner à m'amuser à le faire et d'en garder un bon souvenir collectif. Donc nous avons choisi des activités que toutes ont pu valider et qui bien sûr allaient avec le caractère de la mariée tout en s'assurant que le timing et la logistique ne posait pas de problème...
4/ La commence un jeu de casse-tête chinois : comme je viens de le dire la ligne au dessus, une fois que les activités sont validées il faut s'assurer que c'est jouable au niveau du timing, des trajets à faire, et qu'il y a des temps "d'imprévu" et de repos répartis sur la ou les journées. En tant qu'organisatrice, cela faisait parti de mon rôle de planifier ces journées, ayant eu en amont l'accord de tout le monde (date, budget, activité). J'ai fait quelques simulations avec ma feuille, mon stylo et les prestataires au bout du fil. Après quelques coups de fil, c'était bon le planning était en place. Dans un deuxième temps je me suis déplacée pour faire soit les achats, poser les chèques de réservation et voir ce qu'il était possible de faire avec les prestataires. Pour faire simple, j'ai fait participer certains prestataires à la mise en scène.
A noter, que tout ce que j'ai été amenée à organiser avait deux objectifs :
- que la future mariée s'éclate et pleure de joie....
- que toutes les participantes s'éclatent sur l'ensemble de l'EVJF (et pleurent de joie aussi?), et profitent elles aussi de ces deux jours qu'elles vont payer.
Je sais qu'il existe des EVJF où les organisatrices proposent une succession d'activités auxquelles doivent s'inscrire les participantes; par conséquent les participantes choisissent leur plage horaire. Ce n'est pas mon crédo, et en tant qu'ancienne "future mariée" je n'aurais pas apprécié de voir mes copines arriver et repartir, genre "hop c'est open bar, j'ai fait ma BA et je me casse". C'est peut être plus pratique surtout lorsqu'il y a beaucoup de participantes, mais je pense que l'on peut faire autrement, il suffit de se casser un peu plus la tête. Et pourquoi cela me rebute tant : vivre une voir deux journée avec des personnes plus ou moins connues, cela créé des liens indéniablement. Vous créez une histoire commune et lorsque vous vous retrouvez le jour du mariage vous avez ce petit quelque chose en commun. Pour l'avoir vécu en tant que mariée, j'ai adoré voir mes copines qui ne se connaissaient pas au départ matcher à ce point et les croiser en train de rigoler comme des vielles amies... Je ne m'étalerai pas plus sur ce sujet, mais vous comprendrez bien que tout ce que j'écris ne va pas avec cette "philosophie".
Entre le premier mail et le planning final, il m'a fallu bien deux semaines pour avoir les activités, et deux semaines de plus pour valider le timing avec les prestataires. Donc tout au long de ce mois, j'ai travaillé sur la mise en scène.
C'est bien beau tous ces grands principes, c'est ce qui m'a pris le moins de temps...
Au total, 3 mails envoyés, 2 mails reçus environ par participante et une organisation de deux jours 1/2 d'EVJF pliée en 1 mois 1/2 soit 4 soirées consécutives pour l'organisation et les prestataires en tant que tels. Nous aurions pu nous arrêter là, ce qui est déja pas mal mais ce qui a fait que cet EVJF était celui de Lilou et de personne d'autre, ce sont les petits détails...
Dans le prochain article, je vais détailler le programme du thème "La femme parfaite selon Desperate Housewives" avec pour les lyonnaises le détail des prestataires que nous avons contactés et ceux que nous avons retenus.
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